Di động hóa dữ liệu và công việc của Bạn

Kính chào Quý Bạn!

Qua thời gian làm công việc bảo trì máy tính cho doanh nghiệp và cá nhân, Tâm An nhận thấy những tiện dụng to lớn của việc di động hóa dữ liệu phục vụ công việc hàng ngày. Hay nói cụ thể hơn là chúng ta có thể làm việc bất cứ ở đâu có kết nối Internet, công cụ làm việc thậm chí chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh.

Vậy làm thế nào để làm được việc đó? Với chút ít kiến thức và kinh nghiệm thực tế làm việc, Tâm An xin chia sẻ với quý Bạn một số điều như sau:

Kiểu lưu trữ dữ liệu

cloud-store

Thông thường, thời gian trước đây đa số dữ liệu được lưu ớ máy cục bộ, điều này gây chút ít bất tiện khi bạn muốn làm việc khi di chuyển nơi khác. Ngay cả khi chúng ta trang bị các công cụ đồng bộ dữ liệu để làm việc ngoại tuyến (đi công tác chẳng hạn) thì chúng ta cũng cần có thời gian chọn lọc dữ liệu và đồng bộ chúng. Có chút bất tiện nếu bạn đi công tác xa mà lỡ quên mang theo phụ lục hợp đồng với nhiều thông số kỹ thuật không thể nhớ hết, Có thể bạn phải nhờ đồng nghiệp bật máy lên, lục tìm phụ lục đó và gửi cho bạn.

Điều này có thể khác đi bằng cách lưu trữ dữ liệu của bạn trên “đám mây”. Có một loạt ứng dụng lưu trữ đám mây miễn phí như DropBox, Google Drive…

Bạn có thể mở rộng không gian lưu trữ bằng cách mua thêm từ các dịch vụ đó, thậm chí là chúng ta có thể xây dựng một dịch vụ lưu trữ riêng của chúng ta với chi phí thấp bất ngờ và tùy biến theo cách chúng ta muốn.

Lưu trữ “đám mây” là chưa đủ

Lưu trữ “đám mây” gần giống một thiết bị lưu trữ luôn ở bên bạn vậy. Nhưng còn các ứng dụng, các công cụ làm việc như soạn thảo văn bản, tính toán v.v liệu có di động hóa được không?

Có rất nhiều ứng dụng  trước đây chạy trên máy cục bộ nhưng giờ đây cũng đã phát triển các phiên bản chạy trên web (thường gọi chung là web app), từ phần mềm kế toán cho tới phần mềm bán hàng, quản lý kho, quản lý lương… rất nhiều ứng dụng đã phát triển phiên bản chạy trên nền web và bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn.

Giao diện cũng quan trọng

Chúng ta biết là các tính năng của ứng dụng phục vụ tốt cho công việc của chúng ta là quan trọng, bên cạnh đó giao diện người dùng cũng góp phần lớn vào hiệu quả sử dụng. Cách tốt nhất là chọn các ứng dụng có giao diện chạy được trên nhiều kích cỡ màn hình khác nhau (thường được biết với tên Responsiable, Responsive).

Hoặc nếu không có giao diện mềm dẻo như mong muốn thì ứng dụng đó cũng nên có phiên bản chạy trên di động. Sẽ rất bất tiện nếu làm việc trên điện thoại thông minh mà truy cập vào web app chỉ hỗ trợ giao diện cho PC.

Có bao nhiêu làm bấy nhiêu

Có những nhà cung cấp chuyên nghiệp với đầy đủ các công cụ làm việc cho cả cá nhân và cho doanh nghiệp, Microsoft Office 365, Google App (nay là Google Suite) là những ví dụ. Tuy vậy, giá cả của các dịch vụ đó đôi khi làm chúng ta khó nghĩ. Và dĩ nhiên luôn có những giải pháp của những nhà cung cấp dịch vụ tương tự với chi phí thấp hơn. Chúng ta cũng không quên các ứng dụng mã nguồn mở, vốn cho phép chúng ta sử dụng bất cứ lúc nào, với chi phí mã nguồn gần như bằng không.